Salah satu tri dharma yang menjadi amanah untuk dilaksanakan oleh dosen yakni pengabdian kepada masyarakat. Begitu pula dengan tim dosen di program studi Sistem Informasi Diploma Tiga di Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom yang tetap giat melaksanakan pelatihan dan penyuluhan berbasis teknologi terapan di tiap semester. Hal ini bertujuan untuk membantu meningkatkan kecerdasan skala nasional sehingga adanya teknologi komputer dan internet berdampak yang sangat positif di aktivitas sehari-harinya.
Pada kesempatan kali ini, tim dosen dari program studi Sistem Informasi Diploma Tiga memberikan penyuluhan berupa seminar wawasan mengenai pemanfaatan teknologi basis data yang dapat digunakan untuk tempat penyimpanan data atau dokumen digital sehingga program-program kegiatan yang telah dilaksanakan tetap terdokumentasi dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan seringnya ada dokumen kedinasan khususnya di unit PKK yang sering terbelengkalai dan sering kali tercecer sehingga tidak terdokumentasi dengan baik dan rapih. Program kegiatan apa saja yang telah dilakukan dan yang akan dikerjakan, apakah sudah selesai dievaluasi oleh sekretaris atau kepala desa atau belum, serta apakah memungkinkan untuk ditindak-lanjuti untuk kegiatan masa mendatang, dan dokumen lainnya menjadi tumpang tindih. Dokumen tahun per tahun menjadi bertumpukan sehingga dibutuhkan teknologi terapan berupa implementasi basis data yang disandingkan dengan aplikasi berbasis website yang bertujuan salah satu diantaranya untuk merapihkan data dokumen kedinasan di unit PKK. Begitu juga dengan dokumen digital kedinasan lainnya yang mesti diberi batasan tertentu sehingga tidak terjadi dokumen tercecer atau bahkan hilang.
Kegiatan ini dilakukan pada hari Sabtu tanggal 16 November 2019, berlokasi di ruang Aula Balai Desa Sukasari Lantai 2 di Kecamatan Pameungpeuk. Pelatihan ini dihadiri oleh sejumlah dua puluh delapan peserta dari karyawan desa baik yang masih kader maupun yang sudah menjabat struktural. Kegiatan ini dilakukan sedari pukul 08.00 pagi sampai 15.30 sore.
Tim dosen yang diberi amanah untuk melaksanakan pengabdian kepada masyarakat berupa kegiatan pelatihan ini diantaranya: Muhammad Barja Sanjaya dan Suryatiningsih sebagai pemateri. Sedangkan yang membantu pelaksanaan dan instruktur pendamping peserta beranggotakan lima mahasiswa dari program studi Sistem Informasi Diploma Tiga.
Tujuan yang ingin diperoleh dengan diadakannya pelatihan ini yakni:
- Untuk merapihkan data dokumen digital
- Untuk dapat memilih dan memilah jenis dokumen penting kedinasan
- Untuk menyadarkan bahwa tidak semua dokumen kedinasan atau kegiatan terencana bisa diakses oleh sembarang pihak.
- Untuk mengetahui ilmu terapan dari cabang matematika dan aljabar yang dapat diterapkan.
- Untuk mengetahui dan dapat mengoperasikan macam-macam operasi pada aplikasi XAMPP, terutama pada operasi Create, Read, Update dan Delete data.
- Untuk mengetahui dan mensimulasikan aplikasi web sebagai portal kegiatan PKK Desa Sukasari.
- Untuk mengetahui secara umum tentang wawasan teknologi terapan dengan internet di era industri 4.0
Adapun hasil kuisioner yang disebar dan diisi oleh peserta setelah pelatihan, diperoleh kesimpulan bahwa mereka menyadari bahwa merapihkan berkas cetak atau pun dokumen digital kedinasan memang perlu sehingga tidak akan ada dokumen kegiatan terlaksana dan proposal program kerja atau kegiatan tercecer atau hilang. Mereka juga merasa puas karena telah memperoleh ilmu dan wawasan baru, sehingga lebih siap lagi untuk era industri 4.0 yang hampir semuanya sudah berupa informasi yang terbungkus di teknologi internet. Dan terakhir, semua karyawan menyetujui bahwa betapa pentingnya untuk mengamankan arsip atau dokumen digital kedinasan di suatu kelembagaan pemerintah.